Dobra organizacja biurka nie wymaga skandynawskiego minimalizmu ani pustego blatu. Wymaga systemu: każda rzecz ma swoje miejsce, a to, czego używasz codziennie, jest zasięgu ręki. Poniżej metoda stref, którą stosujemy przy wyposażaniu stanowisk dla naszych klientów.
Podziel blat na trzy strefy
Strefa pierwsza to zasięg ręki bez wstawania: klawiatura, telefon, notes, przybornik z długopisami. Tu trafiają rzeczy używane co godzinę. Strefa druga to obręb jednego ruchu krzesłem: bieżące dokumenty, terminarz, kalkulator. Strefa trzecia to wszystko poza biurkiem: archiwum, zapasy, rzadko używane narzędzia.
Najczęstszy błąd to trzymanie w strefie pierwszej rzeczy ze strefy trzeciej: zapasowych zszywek, pustych teczek i katalogów. One nie zdobią biurka, tylko zajmują miejsce dla pracy.
Zasada jednego dotknięcia dla dokumentów
Papier na biurku mnoży się, bo dokument ląduje w stosie do później. Zasada jednego dotknięcia mówi: gdy bierzesz dokument do ręki, podejmujesz decyzję. Podpisujesz, skanujesz, przekazujesz albo odkładasz do pojemnika spraw bieżących, nie na stos.
Wystarczy jeden pojemnik albo stojak na sprawy otwarte i jeden na sprawy do przekazania. Pionowy stojak zajmuje mniej miejsca niż poziomy stos i pokazuje, ile pracy faktycznie czeka w kolejce.
Minimalny zestaw organizacyjny
Do porządku wystarczy kilka elementów: przybornik z działkami na drobne narzędzia, pionowy stojak lub tacka na dokumenty, pojemnik na spinacze i osobne miejsce na kable. W ofercie akcesoriów biurowych mamy gotowe pakiety stanowiskowe właśnie w tym składzie.
Więcej pojemników nie znaczy lepszy porządek. Każdy dodatkowy pojemnik to kolejna decyzja przy odkładaniu rzeczy, a decyzje są wrogiem systemu, który ma działać przy pośpiechu.
