Budżet na materiały biurowe da się policzyć na trzy sposoby: od zużycia, od pracownika i od historii zakupów. Pokazujemy metodę, która sprawdza się u naszych klientów B2B, oraz miejsca, w których pieniądze zwykle uciekają niezauważenie.
Policz koszt na pracownika
Prosta heurystyka z naszych raportów: biuro wydaje na materiały papiernicze i eksploatacyjne od 25 do 60 zł miesięcznie na pracownika, w zależności od profilu pracy. Biuro księgowe z dużym drukiem bliżej górnej granicy, software house bliżej dolnej.
Pomnóż stawkę przez liczbę pracowników i 12 miesięcy, a otrzymasz ramy budżetu. Przykład: 40 osób po 40 zł daje 19 200 zł rocznie, czyli rząd wielkości, który już warto negocjować kontraktowo.
Podziel wydatki na cztery kategorie
W typowym biurze 40–50 procent budżetu idzie na papier i druk, 20–30 na materiały eksploatacyjne, reszta na akcesoria, organizację i drobnicę. Gdy ułożysz zakupy w te cztery worki, od razu widać, gdzie przepłacasz.
Najczęstsza niespodzianka to kategoria druga: tusze i tonery kupowane ad hoc po cenie dnia potrafią kosztować dwa razy więcej niż w cenniku kontraktowym. To najszybsza oszczędność w budżecie.
Gdzie znika budżet
Marnotrawstwo w zaopatrzeniu biura ma trzy typowe źródła. Pierwsze to awaryjne zakupy detaliczne, gdy kończy się papier i ktoś jedzie do najbliższego sklepu. Drugie to dublowane stany: pięć działów zamawia te same długopisy w pięciu miejscach. Trzecie to premium tam, gdzie nikt tego nie zauważa, np. drogie notesy do notatek roboczych.
Konsolidacja zakupów u jednego dostawcy eliminuje dwa z tych źródeł, bo cennik jest znany, a zamówienia nie uciekają w detal.
