Wybór papieru do biura sprowadza się do czterech parametrów: gramatury, jasności, klasy i formatu. Każdy z nich odpowiada za co innego, a przepłacanie zaczyna się wtedy, gdy firma kupuje parametry, których nikt nie wykorzysta. Poniżej rozkładamy wybór na czynniki, które mają znaczenie przy konkretnych zadaniach w biurze.
Gramatura: 80 g wystarczy prawie wszędzie
Standardowy papier ksero ma gramaturę 80 g/m² i to właściwy wybór do wydruków roboczych, faktur, umów i archiwum. Jest wystarczająco sztywny do druku dwustronnego i dobrze przechodzi przez podajniki drukarek laserowych i atramentowych.
Wyższa gramatura, 90 lub 100 g, ma sens przy dokumentach reprezentacyjnych: ofertach, prezentacjach dla klienta i certyfikatach. Grubszy arkusz lepiej leży w dłoni i mniej przebija przy druku kolorowym. Do dyplomów i okładek sprawdzają się gramatury 160–250 g, ale to już obszar papierów specjalistycznych.
Jasność i klasa: co realnie widać
Jasność podawana w jednostkach CIE mówi, jak biały jest arkusz. Wartości 146–150 CIE to typowa klasa biurowa, 160–170 CIE to papier premium z wyraźnie bielszy tłem, na którym kolorowe wydruki wyglądają kontrastowo.
W praktyce różnicę widać dopiero przy dokumencie z grafiką. Do tekstu czarno-białego papier klasy CIE 150 wystarcza w zupełności. Kupowanie droższego papieru premium do wewnętrznych wydruków to po prostu wyższy koszt strony bez korzyści.
Format i opakowanie: ekonomia kartonu
A4 to 95 procent biurowego druku. A3 kupują głównie działy techniczne i finansowe do zestawień i rysunków. Warto prowadzić dwa stany magazynowe i zamawiać A3 rzadziej, zamiast mieszać formaty w jednym podajniku.
Od strony kosztów kluczowe jest opakowanie. Ryza to 500 arkuszy, karton 5 ryz, paleta zwykle 40 kartonów. Przy zakupie papieru ksero w ilości hurtowej cena za ryzę spada nawet o kilkanaście procent, a przy paletach dochodzi darmowa dostawa pod biuro.
